Un assistant administratif H/F

Cadre d’emploi des adjoints administratifs, ouvert aux agents titulaires et par voie dérogatoire aux agents contractuels.
Placé(e) sous la responsabilité du Directeur des Achats Publics, vos missions principales sont :

Mission 1 : Suivi du budget, des bons de commande et de la facturation de la direction

• Demande de devis, saisie et suivi des bons de commande (mise en signature, envoi au prestataire)
• Suivi et gestion des livraisons (reliquat, erreur…)
• Suivi des factures
• Suivi des balances budgétaires
• Saisie annuelle des budgets
• Gestion des fournitures de bureau

Mission 2 :  Suivi administratif des procédures en collaboration avec les gestionnaires marchés

• Rédaction des lettres de rejet, décision, notification et suivi du circuit de signatures
• Echanges avec les candidats retenus/évincés via la messagerie sécurisée
• Tenu du tableau de planification et du registre
• Numérisation des pièces contractuelles et dépôt dans les dossiers partagés
• Rédaction et mise en ligne des avis d’appel public à la concurrence et des avis d’attribution
• Réservation de salle et rédaction des PV de Commission d’Appel d’Offres
• Rédaction et envoi des convocations des membres de la Commission d’Appel d’Offres
• Vérification de la conformité des formules de révisions des prix aux clauses du marché
• Organisation et suivi des contrôles qualité du nettoyage des bâtiments
• Enregistrement du marché dans le logiciel financier (Ciril)

Mission 3 : Organisation du service

• Prendre en charge l’organisation logistique des réunions de service
• Répondre aux appels téléphoniques et noter les messages en cas d’absence des collègues
• Gestion du stock et de la distribution du papier blanc/enveloppes auprès des services
• Gestion des stocks de consommables sanitaires en collaboration avec le chef d’équipe

Mission 4 : Suivi des sinistres et dossiers assurances

• Déclaration des sinistres et suivi de l’instruction des dossiers (collecte d’éléments techniques, devis, factures… auprès des services concernés)

Les compétences attendues 

Connaissances :

• Connaitre le fonctionnement et l’évolution des collectivités locales
• Connaitre les fondamentaux de la Commande Publique
• Connaissance des logiciel-métiers : Ciril - Maximilien Bureautique

Savoir-faire : 

• Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
• Vous savez prendre des initiatives et être force de proposition
• Vous faites preuve de rigueur, de méthode et de disponibilité
• Vous appréciez le travail en équipe et savez collaborer efficacement

Compétences relationnelles :

• Vous avez le sens des responsabilités et du service public
• Vous faites preuve d’une grande capacité d’écoute
• Vous possédez un réel sens de la diplomatie, de la discrétion et de la loyauté

Rémunération statutaire relative aux cadres d’emplois des adjoints administratifs territoriaux , régime indemnitaire mensuel, prime liée à l’entretien professionnel, carte tickets restaurants, CNAS, participation à la prévoyance.

CV et lettre de motivation à transmettre uniquement à l’adresse suivante : rh@enghien95.fr